در روم قدیم سرویوس تولیوس، ششمین پادشاه روم دستور داد، تا تمام اراضی مزروعی و متعلقات آنها و حقوق ارتفاقی آنها در املاک مجاور و حقوقی که املاک مجاور در آنها دارند، در دفتر مخصوصی ثبت شود و هر چهار سال یک مرتبه در آن دفتر تجدیدنظر به عمل آید و تغییراتی که در آن مدت در وضع املاکحاضل شده، قید گردد.

ژول سزار دستور داد، تا تمام کشور روم را مساحی و مساحت آنرا معین و ثبت نمایند ؛ اما این کار بعد از او درزمان او کتاو عملی شد، ولی آن مساحی دقیق و حقیقی نبود.

دیوکلیسین دستور داد برای ممیزی و مساحی دقیق املاک روم، مهندسین و مساحان لازم تربیت شوند و بوسیله آنان از تمام مملکت روم ممیزی و مساحی دقیق بعمل آید.

در روم و آتن دو نوع ثبت وجود داشت و ثبت عمومی و ثبت مالی، ثبت عمومی به منظور تعیین آمار افراد و میزان دارایی آنان بکار می رفت و به همین جهت املاک هر فرد و قیمت آنها مشخص می شود.

ثبت مالی برای اخذ مالیات بود و مهندسین ثبتی، مساحت هر ملک و حدود آن و وضع ملک – مزروعی است یا جنگل یا چمن زار و غیره- و نام مالک و مجاورین را بر پلاکهای مسی حک می نمودند و نقشه املاک را در دو نسخه تهیه می کردند، یکی را به مرکز می فرستادند تا در دفتر راکد امپراطوری بایگانی شود و دیگری را در دفتر راکد مستملکات حفظ می کردند و چون مهندسین و نقشه برداران رومی مستخدم دولت بودند، ثبت رومی ها رسمی، در دادگاهها معتبر و دارای سندیت بوده است.[۲]

آیه ۲۸۲ سوره بقره، بیان تنظیم اسناد تجاری، در طولانی ترین آیه قرآن است. در این آیه که طولانی ترس آیه قرآن است، احکام و مقرراتدقیقی در مورد امور تجاری و اقتصادی بیان شده، تا سرمایه ها هر چه بیشتر رشد طبیعی خود را پیدا کنند و بن بست، اختلاف و نزاعی در میان مردم رخ ندهد. در این آیه، نوزده دستور مهم در مورد داد و ستد مالی به ترتیب ذیل بیان شده است.

۱) در نخستین حکم می فرماید : « ای کسانی که ایمان آورده اید، هنگامی که بدهی مدت داری (به خاطر وام دادن یا معامله) به یکدیگر پیدا کردید، آن را بنویسید» (یا ایها الذینَ آمَنُوا أِذا تَدایَنتُم بِدینِ أِلی أجَلٍ مُسمِّی فَاکتُبوهُ)

۲ و ۲) سپس برای این که جلب اطمینان بیشتری ایجاد شود، و قرارداد از مداخلات احتمالی طرفین در امان بماند می افزاید: «باید نویسنده ای از روی عدالت (سند بدهکاری را) بنویسید» (و لیَکتُب بَینَکُم کاتِبُ بالعَدلِ).

بنابراین این قرارداد باید به وسیله شخص سومی تنظیم گردد و آن شخص عادل باشد.

۴) «کسانی که قدرت بر نویسندگی دارد، نباید از نوشتن خودداری کند و همانطور که خدا به او تعلیم داده است، باید بنویسید» (ولا یَابَ کاتِبٌ آن یَکتُبَ کَما عَلَّمَهُ اللهُ فَلیَکتُب).

یعنی به پاس این موهبیتی که خدا به او داده نباید از نوشتن قرارداد شانه خالی کند، بلکه باید طرفین معامله در این امر مهم کمک نماید.

۵) « و آن کس که حق بر ذمه اوست، باید املاء کند» (ولیُملِلِ الَّذِی عَلَیهِ الحَقُّ).

۶) «بدهکار باید از خدا بپرهیزد و چیزی را فروگذار نکند» (وَلیَتَّقِ اللَه رَبَّهُ و لال یَبخَس مِنهُ شَیئاً).

۷) هر گاه کسی که حق بر ذمه اوست ۰بدهکار) سفیه یا (از نظر عقل) ضعیف (و مجنون) و یا (به خاطر لال بودن) توانایی بر املاأ کردن ندارد، باید ولی او املاء کند» (فَأِن کانَ الَّذی عَلَیهِ الحقُّ سَفیهاً أو ضَعِیفاً أو لا یَستَطیعُ آن یُمِلَّ هُوَ فَلیُملِل وَلِیُّهُ). بنابراین در مورد سه طایفه «ولی» باید املاء کند، کسانی که سفیه اند و نمی توانند ضرر و نفع خویش را تشخیص دهند و امور مالی خویش را سر و سامان بخشند (هرچند دیوانه نباشند) و کسانی که دیوانه اند یا از نظر فکری ضعیفند و کم عقل، مانند کودکان کم سن و سال، پیران فرتوت و کم هوش، افراد گنگ و لال یا کسانی که توانایی املاء کردن را ندارند هر چند گنگ نباشد. [۳]

۸) «ولی» نیز باید در املاء و اعتراف به بدهی کسانی که تحت ولایت او هستند، «عدالت را رعایت کنند»(بِالعَدلِ)

۹) سپس اضافه می کند: «علاوه بر این دو شاهد بگیرد » (وَ استَشهِدُوا شَهیدَینِ)

۱۰ و ۱۱) این دو شاهد باید « از مردان شما باشد» (مِن رِجالِکُم). یعنی هم بالغ، هم مسلمان باشند.

۱۲) « و اگر دو مرد نباشند کافی است، یک مرد و دو زن شهادت دهند » (فَأِن لَم یَکُونا رَجُلَینِ فَرَجُلٌ وَ امرَاتانِ).

۱۳) « از کسانی که مورد رضایت و اطمینان شما باشند»(مِمَّن تَرضَونَ مِنَ الشُّهداءِ). از این جمله، مساله عادل بودن و مورد اعتماد و اطمینان بودن شهود، استفاده می شود.

۱۴) در صورتی که شهود مرکب از دو مرد باشند، هر کدام می توانند مستقلات شهادت بدهندف اما در صورتی که یک مرد و دو زن باشند، باید آن دو زن به اتفاق یکدیگر اداء شهادت کنند « تا اگر یک انحرافی یافت، دیگری به او یادآوری کند». (أن تَضُلَّ أِحداهُما فَتُذَکَّرَ أحداهُما الاخری). زیرا زنان به خاطر عواطف قوی ممکن است تحت تاثیر واقع شوند، و به هنگام اداء شهادت به خاطر فراموشی یا جات دیگر، مسیر صحیح را طی نکنند.

۱۵) یکی دیگر از احکام این باب این است که « هرگاه شهود را(برای تحمل شهادت) دعوت کنند، خودداری نمایند». (وَلا یَابَ الشُهَداءَ أِذا ما دُعُوا). بنابراین تحمل شهادت به هنگام دعوت برای این کار، واجب است.

۱۶) بدهی کم باشد یا زیاد باید آن را نوشت، چرا که سلامت روابط اقتصادی که مورد نظر اسلام است، ایجاب می کند که در قراردادهای مربوط به بدهکاریهای کوچک، نیز از نوشتن سند کوتاهی نشود، و بنابراین در جمله بعد می فرماید.[۴]

: « و از نوشتن (بدهی) کوچک یا بزرگی که دارای مدت است، ملول و خسته نشوید».(وَ لا تَسمَعُوا آن تَکتُبُوهُ صَغیِراً أو کَبیراَ أِلی أجَلِهِ). سپس می افزاید : « این در نزد خدا به عدالت نزدیکتر و برای شهادت مستقیم تر، و برای جلوگیری شک و تردید، بهتر است» (ذَلِکُم أقسَطُ عُناللَهِ وَ أقوَمُ لِلشَّهادَهِ و أدنی ألَّا تَرتابُوا).

در واقع این جمله اشاره به فلسفه احکام فوق در مورد نوشتن اسناد معاملاتی است و به خوبی نشان می دهد که اسناد تنظیم شده می تواند به عنوان شاهد و مدرک، مورد توجه قضات قرار گیرد.

۱۷) سپس یک مورد را از این حکم استثناء کرده و می فرماید «مگر این که داد و ستد نقدی باشد، که (جنس و قیمت را) در میان خوددست به دست کنید، در آن صورت گاهی بر شما نیست که آن را ننویسید» (أِلَّا آن تَکُونَ تِجارَهً حاضِرهً تُدِیرُونَها بَبینَکُم فَلَیسَ عَلَیکُم جُناحَ ألَّا تَکتُبُوها).

۱۸) در معامله نقدی گرچه تنظیم سند و نوشتن آن لازم نیست، ولی شاهد گرفتن رأی آن بهتر است، زیرا از اختلافات احتمالی جلوگیری می کند؛ بنابراین می فرماید: « هنگامی که خرید و فروش (نقدی) می کنید، شاهد بگیرید». (وَ أشهِدُوا و أِذا تَبایَعتُم).

۱۹) در آخرین حکمی که در این آیه ذکر شده ف می فرماید : « هیچ گاه نباید نویسنده سند و شهود، (به خاطر ادای حق و عدالت) مورد ضرر و آزار قرار گیرند.» (وَلا یُضَارَّ کاتبِبٌ وَ لا شَهیدٌ). « که اگر چنین کنید از فرمان خدا خارج شوید ». (فَأنَّهُ فُسَوقٌ بِکُم). و در پایان آیه، بعد ذکر آن همه احکام، مردم را دعوت به تقوا و پرهیزکاری و امتثال اوامر خداوند می کند (وَاتَّقُوا اللَهَ). و سپس یادآوری می نماید که، «خداوند آنچه مورد نیاز شما در زندگی مادی و معنوی است، به شما تعلیم می دهد». (وَ یُعَلِّمُکُمُ اللَهُ). قرار گرفتن دو جمله فوق د رکنار یکدیگر این مفهوم را می رساند که تقوا و پرهیزگاری و خداپرستی اثر عمیقی در آگاهی و روشن بینی و فزونی علم و دانش دارد. (بیستونی،۱۳۸۷،ص ۴۸)« و او از همه مصالح و مفاسد مردم آگاه است و آنچه خیر و صلاح آنهاست، برای آنها مقرر می دارد». (وَاللهُ بِکُلِّ شَی ءٍ عَلِیمٌ).

گفتاراول.سیر تاریخ ثبت در ایران

نخستین بار در زمان ناصر الدینشاه قاجار فرمانی صادر شد که اداره ی تحت ریاست میرزا حسین خان سپهسالار تشکیل شود که مرجع ثبت اسناد بوده و موافق دول متمدنه تمبر زده و در دفاتر مخصوص ثبت و ضبط گردد.

در عدلیه نیز برای اعتبار اسناد و جلوگیری از تقلب و تزویر اوراق و نوشته ها را مهر رسمی میزدند و بدین وسیله دارای اعتبار اسناد رسمی می شد ولی چون این کار اجباری نبود به ندرت به آن اقدام می شد. این روش تا برقراری مشروطه و تا دوره دوم قانونگذاری برقرار بود.

پس از استقرار مشروطیت در دوره دوم تقنینیه در تاریخ ۱۲ جمادی الاولی ۱۳۲۹ هجری قمری مطابق ۲۱ ثور (اردبیهشت) ۱۲۹۰ هجری شمسی قانونی تحت عنوان قانون ثبت اسناد در ۱۳۹ ماده تصویب شد. این قانون مقرر می داشت که اداره ثبت اسناد مرکب از دائره ثبت اسناد و دفتر راکد کل در حوزه های محاکم ابتدائی و وزارت عدلیه تاسیس شود در سال ۱۳۵۲ قانون تبدیل اداره کل ثبت اسناد و املاک به سازمان ثبت اسناد و املاک کشور تصویب شد.

در سال ۱۳۵۴ قانون متمم قانون ثبت اسناد و املاک تصویب شد.

در سال ۱۳۵۶ یک تبصره به ماده ۲۰ اضافه شد.

در سال ۱۳۵۷ ماده ۱۴۸ مکرر الحاق گردید.

بالاخره در سال ۱۳۶۵ مواد ۱۴۷ و ۱۴۸ و ۱۵۴ اصلاح شد.[۵]

گفتار دوم.ثبت اموال غیر منقول

بشر همواره در پی ایجاد روش ها و نظام هایی جهت ثبت حق مالکیت بعنوان بارزترین نمونه حق عینی بوده تا بدین وسیله حفظ و اجرای حق مزبور را هرچه بهتر تضمین کند. به ویژه هنگامی که حق مزبور در ارتباط با زمین (اموال غیر منقول) مطرح می گردد.

نظام های ثبت زمین زیر ساخت هایی مهم هستند که تحقق اهداف و  سیاست هایی را که از ثبت زمین دنبال می شود در همه کشورها تجهیز  می کنند..

لذا نظام های مزبور،باید ساده،مطمئن،سریع،مناسب از نظر مالی و منطبق با نیازهای جامعه ای که ثبت در آن صورت می گیرد،بوده و بوسیله قانون گذاری و نهادهای اجتماعی پشتیبانی شوند و منابع  مالی و انسانی کافی برای اعمال و نگهداری آنها موجود باشد.از همین رو،اهمیت مطالعه در خصوص انواع نظام های ثبت املاک موجود در دنیا روشن می شود.در این مطالعه هر نظامی باید به عنوان یک مجموعه از اجزاء(یک کل) در نظر گرفته شود.با تاکید بر هدف مطالعه زمین،می توان نظام را اینگونه تعریف کرد که عبارت است از” مجموعه ای از عناصر به هم پیوسته که ویژگی های این عناصر با یکدیگر و با محیطشان مرتبط است به گونه ای که یک کل  را تشکیل می دهند و مقصودشان رسیدن به یک هدف خاص است.

کل،اساسی ترین کلمه ای است که در این تعریف وجود دارد.زیرا یک نظام به عنوان یک کل چیزی بیشتر از اجزایش می باشد.  در واقع،گروهی از عناصر ویژگی هایی دارند که صرفا” زمانی معنا پیدا می کنند که آنها به عنوان یک کل شناخته شده اند،نه به عنوان اجزا،اگرچه از فعالیت اجزاء و ساختار آنها تشکیل شده اند.برای نظام های ثبت زمین قابلیت اعتماد و اطمینان  اصلی ترین پیامد است که آنرا نمی توان به تعداد کمی از عناصر نسبت داد،بلکه آن به کل نظام بستگی دارد و انتظار نهایی جامعه نیز از این نظام ،همین قابلیت اعتماد و موجود بودن امنیت قانونی برای دارنده حقوق و منبع در زمین می باشد. لذا با توجه به مطالب مزبور،در بررسی و مطالعه انواع نظام های ثبتی باید همواره به این نکته توجه داشت که کلیت کدام یک از انواع نظام ها بهتر می تواند ویژگی مزبور را تامین نماید.

مبحث دوم.ثبت ایستا[۶]

در این مبحث به انواع ثبت ایستا اشاره خواهد شد.

به طور کلی دو تقسیم بندی عمده ( با توجه به مبانی حقوقی متفاوت) از نظام های ثبتی صورت گرفته است که طی دو بند ذیل به بررسی آنها می پردازیم.

تقسیم بندی نظام های ثبتی به نظام ایستا و نظام پویا بر اساس قابلیت به روز شدن اطلاعات در این نظام هاصورت گرفته است.نظام ایستای ثبت زمین صرفا” بر توصیف اطلاعاتی که نگهداری می شوند،تمرکز می کند.در حالی که نظام پویای ثبت زمین بر توصیف و تقسیم بندی عملکردهای اصلی،جمع آوری حقایق اولیه و توجه به تغییرات بعدی اطلاعات (از طریق انتقال و تقسم مجدد اراضی)تمرکز می کند. [۷]

گفتار اول.ثبت ایستای زمین

نظام ایستای ثبت زمین که متمرکز بر توصیف مجموعه ای از اطلاعات در خصوص هر قطعه زمین می باشد، در واقع به این سوال پاسخ می دهد که چه کسی ،کدام قطعه زمین را با  چه مقدار حق داراست؟هرکدام از این سه سوال با یکی از اهداف و موضوعات اصلی ثبت زمین مالک ،حق مالکیت و قطعه زمین (موضوع مالکیت) مرتبط می باشد.این موضوعات و اهداف به شدت با یکدیگر مرتبط هستند و در واقع به خاطر وجود همین ارتباط است که ما می توانیم از وجود یک نظام سخن بگوییم.

مالک معرف یک فرد یا گروهی است که دارای حقی هست.قطعه زمین معرف یک قسمت مشخص از زمین است که به عنوان مال در نظر گرفته می شود وبه سوال کدام قطعه زمین (برای تعیین موقعیت و محل زمین) و سوال چه مقدار (برای تعیین اندازه و سایز زمین و ارزش یابی آن) پاسخ می دهد.حق مالکیت ارائه کننده یک رابطه حقوقی مشخص می باشد که به سوال چگونه پاسخ می دهد.سه نهاد مزبور به شدت با یکدیگر مرتبط هستند و نوع ارتباط فرد با زمین را نشان می دهند.

گفتار دوم.علل موفقیت در نظام ثبتی ایستا

در نظام مزبور تمرکز بر اطلاعات اولیه ای است که ثبت می گردند.در واقع در این نظام اطلاعات به روز نمی شوند و همین امر باعث می شود تا این نظام به عنوان مثال در دستیابی به فهم ارتباط میان نظام های ثبت زمین و بازارهای زمین و دلیل ثبت نشدن معاملات ناتوان باشد.در نتیجه قابلیت اعتمادی را که مورد انتظار جامعه از یک نظام ثبتی است، نمی تواند فراهم کند.بنابراین روز آمدن کردن مداوم ثبت زمین باید تضمین شود و صرف ثبت زمین کفایت نمی کند و بعد از گذر مدت زمانی،اطلاعات موجود در نظام ثبتی ناقص و در نهایت منسوخ می گردند و این امر در حالی است که پیامدهای ثبت ناقص زمین اغلب بدتر از ثبت نشدن آن است.برای فهم این مطلب،توجه به این نکته کافی است که نتیجه عدم به روز رسانی این اطلاعات آن است که کسی که برای اطمینان از وضعیت ثبتی ملکی یا مالکیت فردی به دفاتر ثبتی مراجعه می کند،ممکن است اطلاعات دریافتی وی اشتباه باشد.زیرا احتمال انتقال ملک یا تقسیم یا تجمیع آن با املاک دیگر وجود دارد که در نظام مزبور این تغییرات ثبت نشده است.همین نواقص سبب عدم موفقیت نظام مزبور و روی آوردن به نظام های ثبتی پویا گردیده است. [۸]

مبحث سوم.نظام ثبتی پویا

در این مبحث به مهمترین شرایط نظام ثبتی پویا اشاره خواهیم نمود.

گفتار اول.مفهوم بنیادی نظام ثبت پویا

در نظام پویای ثبت زمین علاوه بر جمع آوری حقایق اولیه در خصوص وضعیت زمین به هنگام ثبت آن ،به انتقالات و تغییرات بعدی نیز توجه میگردد.در مرحله جمع آوری اطلاعات اولیه نظام پویا همانند نظام ثبتی ایستا عمل می کند از این مرحله به بعد است که تفاوت دو نظام مذکور آشکار میگردد و تغییرات ایجاد شده در اطلاعات اولیه نیز ثبت میگردد. به عبارت دیگر میتوان گفت در نظام مذکور سه دسته اطلاعات در خصوص هر قطعه زمین مورد توجه قرار می گیرد:۱- حقایق اولیه که در خصوص وضعیت زمین وجود دارد ۲- انتقال زمین ۳-تغییرات زمین(تقسم و ادغام) در بررسی نظام مزبور به هر سه دسته اطلاعات فوق الذکر و نحوه ارتباط آنها با هم باید توجه کرد.زیرا تنها در این صورت است که به نظام پویا به عنوان یک کل و یک نظام جامع نگاه می شود.علاوه بر آن باید راه حلی ارائه شود تا نظام مذکور قابلیت به روز شدن را داشته باشد تا بتواند هرچه بیشتر مورد اعتماد جامعه واقع شود.این امر که تاکید بیشتر بر ثبت اولیه زمین باید باشد یا بر به روز رسانی اطلاعات ثبت شده مبتنی بر تاریخ و توسعه کشوری هست که نظام پویا در آن اجرا میگردد.البته این امر بدان معنا نیست که صرفا” یکی از دو مقوله فوق به تنهایی در ابتدای اجرای نظام مزبور،  باید مورد توجه قرار گیرد.زیرا در این صورت اصلا” از وجود نظام پویا نمی توان صحبت کرد چه آن که ارتباط میان دو مقوله مذکور است که در حقیقت این نظام رااز نظام ثبتی ایستا مجزا می کند.در کشورهای در حال توسعه مثل اندونزی و غنا وظیفه اولیه بیشتر مور توجه قرار گرفته است زیرا بیشتر زمین ها هنوز ثبت نشده اند. البته بسیاری از صاحبان حقوق در املاک واقعا” به دنبال ثبت آن نیستند. زیرا منافعی که بر ثبت زمین در این کشورها بار است،جبران زمان و پولی که باید به منظور ثبت املاکشان سرمایه گذاری کنند را نمی کند.چون آن که در این کشورها معاملات در مورد زمینی که قبلا” ثبت شده است به طور غیررسمی انجام می شود و در موارد مشخصی حتی دادگاه های اندونزی حکم بر معتبر بودن چنین معاملات غیررسمی ای داده اند.همین امر سبب قطع ارتباط میان دو وظیفه فوق الذکر (ثبت زمین براساس اطلاعات اولیه و به روز رسانی نمودن آنها)نظام ثبت پویا گردیده و سبب شده است که نظام مزبور از دست یابی به اهدافش باز بماند. نظام ثبت املاک در سوئیس – که ثبت معاملات رایج به املاک غیر منقول ثبت شده را الزامی می داند[۹] – در تقسیم بندی نظام های ثبتی به نظام پویا و ایستا، نظامی پویا به شمار می آید.

گفتار دوم.وظایف نظام پویا

در مورد وظایف نظام پویا در بندهای ذیل توضیحاتی اشاره خواهد شد.

بند اول.جمع اوری حقایق

این وظیفه زمانی که هیچ نظام واقعی ثبت زمین در منطقه ای که نظام مزبور در آن اعمال میشود وجود نداشته از اهمیت بیشتر برخورداراست که در این حالت یک روش دقیق برای جمع آوری و ثبت اطلاعات لازم است.معمولا” دادگاه ها در این خصوص به ویژه در صورت اختلاف در حقوق موجود نقش مهم بازی می کنند. البته این امر تا حدی به وسیله روش های اداری جایگزین نظام قضایی می شود.بدان معنا که مدعیانی که از ثبت اولیه راضی نیستند می توانند به آن اعتراض کنند.این شیوه در قانون ثبت ایران نیز پیش بینی شده است که به موجب آن مواعدی برای اعتراض به تقاضای ثبت ملک از سوی کسانی که حقی را در پلاک مورد تقاضای ثبت برای خود قائل هستند،در نظر گرفته شده است.دو روش برای جمع آوری اطلاعات و حقایق اولیه ودر یک کلام ثبت اولیه ملک وجود داردکه در ذیل به شرح آنها می پردازیم:

بند دوم.روش سیستماتیک

در روش منظم مقامات صالح یک یا چند ناحیه را به عنوان یک ناحیه ثبتی اعلام می کنند.معمولا” دارندگان حقوق در مناطق اعلام شده ملزم به اعلام حدود زمینشان و یا اعلام معاملاتشان و یا حق مورد ادعایشان می شوند که حق مزبور به وسیله مدارکی باید پشتیبانی شود.در پایان لیستی از قطعات مورد ثبت تهیه میشود که بیان می کند چه کسی چه حقی را در هر قطعه زمین دارد.این لیست برای اطلاع عموم طی مدت معین آگهی میشود.حقوق مندرج در لیست که اعتراضی نسبت به آنها صورت نگیرد در پایان مدت تعیین شده نهایی خواهد شد و ملک بر اساس همان اطلاعات ثبت میشود. [۱۰]

اما در مواردی که اعتراض صورت میگیرد،تصمیم در خصوص این اعتراض ها توسط کمیسیون های خاص و کمیته های داوری می تواند اخذ شود و اگر لازم باشد در نهایت موضوع مورد اختلاف در دادگاه ها مورد رسیدگی قرار میگیرد. این نوع شیوه ثبت در ثبت املاک جزایر دریای کارائیب به کار گرفته شده است. شیوه ثبتی که قانون ثبت ۱۳۱۰ ایران نیز برای ثبت املاک به کار برده و به ثبت عمومی معروف است نیز همین  شیوه مزبور است.

بند سوم.روش پراکنده

در این روش منطقه ای مشخص را آماده برای ثبت اعلام می کنند. بعد از آن مردم می توانند برای ثبت اولیه املاکشان تقاضا کنند.از لحاظ تئوری با مفروض قراردادن این امر که مالکان از منافع این نظام ثبتی آگهی دارند باید به سرعت برای ثبت اقدام کنند. اما در عمل آنها برای ثبت حق مالکیتشان اقدام نمی کنند. برای پیشگیری از مشکل فوق می توان در اعمال این روش مراجعه برای ثبت زمین یا معاملات راجع به زمین را الزامی اعلام کرد به گونه ای که معاملات زمین بدون ثبت آن فاقد اعتبار باشد. بنابراین روش پراکنده خود به دو گونه الزامی و اختیاری ممکن است انجام شود. در روش پراکنده معمولا” زمان بیشتر برای ثبت لازم است و انواع خاص از زمین ها (به ویژه زمین های تملک شده بوسیله دولت،شهرداری ها،نهادهای مذهبی،راه آهن و غیره که به ندرت مالکیت آنها تغییر می کند)احتمال مراجعه مالکشان برای ثبت کمتر است.  بنابراین برای پوشش کامل ثبتی در انتها روش منظم در همه موارد لازم خواهد بود.

بند چهارم.به روز رسانی اطلاعات

اگر اطلاعات جمع آوری شده به روز نشوند،به سرعت منسوخ خواهند شد و ارزششان را از دست می دهند.برای جلوگیری از این امر هر معامله بعدی در خصوص زمین و هر تغییری در آن بایستی ثبت گردد.البته در شرایطی که ضررهای ناشی از طولانی بدون فرایندهای ثبتی و پر هزینه بودن آنها و فرایند کاغذ بازی بیشتر از ضررهای ناشی از مالکیت غیررسمی در دیدجامعه می باشد،صرف الزامی کردن ثبت این تغییرات بوسیله قانون به روز شدن اطلاعات نظام ثبتی را تضمیین نمی کند و سبب نمی شود که مردم جهت ثبت معاملات و تغییرات ایجاد شده اقدام کنند بلکه ایجاد انگیزه برای ثبت این امور امکان به روز رسانی اطلاعات را بیشتر تضمیین می کند.این به روز رسانی اطلاعات در خصوص دو مورد تغییرات بعدی ناشی از انتقال حقوقی هر قطعه زمین(انتقال مالکیت)و تغییرات بعدی در مرزبندی های هر قطعه زمین (ناشی از تقسیم و تجمیع)باید صورت گیرد.

به روز رسانی تغییرات ناشی از انتقال حقوق به موقعیتی می پردازد که حقوق مربوط به قطعه زمین ثبت شده به دیگری منتقل شود. اگر این نظام به درستی عمل کند مالک هر قطعه زمین، شناخته شده است و بر طبق اسناد ارائه شده اطلاعات می تواند به روز شود. معمولا در این نظام ها ثبت اولیه صرفا بعد از کنترل شرایطی خاص به روز می شود. به طور کلی روش های اعمالی برای ثبت این انتقالات، باید ساده باشند و نهادهای بسیاری در آن درگیر نبوده و از لحاظ زمان بندی و هزینه هم مقرون به صرفه باشد[۱۱].به روز رسانی تغییرات ناشی از مرزهای زمین ؛در این مورد، ثبت های موجود باید به علت تغییرات بعدی در مرزهای زمین در اثر تقسیم یا تجمیع به روز رسانی شوند. اگرچه این مورد نسبت به مورد قبل کمتر معمول است اما از اهمیت زیادی برخوردار است و به تغییر در قسمتی می پردازد که ما می خواهیم آن را به عنوان ویک قطعه و یک پلاک ثبتی در نظر وضعیت جدید دارد. در بیشتر کشورهابرای این نوع تغییرات نیاز به تقاضا و کسب اجازه از  مقامات صالح محلی است. به روز کردن اطلاعات در خصوص  تجمیع نیز لازم است. اصطلاح تجمیع در مواردی به کار می رود که دو یا چند ملک، تبدیل به یک ملک می شوند. یعنی حدود بین آنها از بین می رود.[۱۲]در نتیجه به خوبی دیده می شود که اگر انتقالات و تغییرات بعدی قطعات ثبت شده به طور کامل و موثر پردازش نشوند ثبت زمین ارزش خود را از دست می دهد و به جایی می رسد که به نوعی جمع آوری مجدد حقایق و اطلاعات نیاز است.

فصل دوم.نظام های ثبتی شخصی و عینی

در نظام ثبت شخصی یا ثبت اسناد و قولنامه ها تمرکز روی ثبت مالک و دارنده حق است و بیانگر این نکته است که چه کسی مالک چه چیزی می باشد.در حالی که در نظام ثبت عینی یا ثبت حق مالکیت زمین تمرکز بر ثبت حق مالکیت است و این که  چه چیزی به وسیله چه کسی مورد تملک قرار گرفته است را ارائه می کند. در واقع تفاوت این دو نظام در تقاوت کیفیت اطلاعات نهفته در آنهاست. بدین معنا که در نظام ثبت شخصی اطلاعاتی که مبنای ثبت قرار میگیرد،اطلاعات مربوط به مالک و دارنده حق است.در حالی که در نظام ثبت عینی اطلاعات مبنای ثبت ،اطلاعات مربوط به حق مالکیت موضوع ثبت است نه دارنده آن. [۱۳]

مبحث اول.مفهوم نظام ثبت شخصی

در این نظام مبنا و موضوع اصلی ثبت ،مالک است و ثبت بر اساس نام مالکان انجام میشود،یعنی اقدامات قراردادی هر شخص یا وقایع مالی مربوط به وی و اقدامات قضایی له یا علیه او،در زمینه اموال غیر منقولش،موضوع ثبت و ضبط قرار میگیرد.به سخن دیگر ،با مراجعه به بایگانی های ثبتی و ملاحظه نام شخص معینی میتوان نسبت به اموال غیرمنقول وی اطلاعاتی به دست آورد.[۱۴]در این نظام نسخه ای از مدارک انتقال در اداره عمومی(ادارات ثبت)نگه داشته میشود.نظام ثبت شخصی در واقع عبارت است از ضبط معاملات مربوط به حق و حقوق و نه ضبط خود حق و حقوق(روحی،۱۳۸۰،ص۸). نظام مزبور به جلوگیری کردن از معاملات پنهانی کمک می کند.زیرا هر معامله و انتقال حقی که در این نظام صورت میگیرد به نام منتقل الیه آن حق ثبت میگردد.اگرچه در این نظام ،معمولا” طرفین معامله ملزم به ثبت اسناد معاملاتشان نیستند،اما رعایت احتیاط و جلوگیری از خطر،آنها را عملا” ملزم به ثبت میکند.از لحاظ قانونی در صورتی که طرفین معامله،اقدام به ثبت آن نکنند و انتقال دهنده آن حق را مجددا به دیگری منتقل کند،اسناد غیررسمی و ثبت نشده معامله اول در مقابل منتقل الیه با حسن نیت بعدی که اقدام به ثبت حق مورد معامله کرده است،غیر موثر خواهند بود.

گفتار اول.بررسی عیوب نظام ثبت شخصی

به منظور آن که نظام ثبتی بتواند قابلیت اعتماد را داشته باشد،باید هم از حیث ترتیب و سهولت دسترسی به اطلاعات صحیح و هم از حیث قدرت اثبات و دلیلت مستحکم باشد.از حیث ترتیب و سهولت دسترسی به اطلاعات باید بگونه ای باشد که بتواند آن مقدار آگاهی و اطلاعاتی را که ذی نفع،از اعمال حقوقی اجرا شده بر موردی می خواهد،به سهولت در دسترس وی گذارد.از حیث دلیلت و تاثیر نیز باید بگونه ای باشد که هیچ یک از اعمال حقوقی موضوع اقدام و عملیات ثبتی قرار نگیرد،مگر آن که از صحت و دسترسی آن اطمینان کامل حاصل آید و زمانی که عمل حقوقی به ثبت رسید،صحتش قطعی باشد.در نظام ثبت شخصی این دو وظیفه نارسایی هایی دارد که در ذیل به بررسی آنها خواهیم پرداخت.

گفتار دوم.ضعف دسترسی به اطلاعات

ضبط حقوق اصلی و تبعی در این روش،بر حسب نام اشخاص صورت میگیرد و از این روست که آن را نظام شخصی نامیده اند.بدین ترتیب ذی نفع،از خلال دفاتر ثبت جز به اعمال حقوقی همین شخص که نامش منظور است،بر آن مال غیر منقول پی نمی برد و بسا که این اعمال،تنها اعمالی نباشد که بر آن غیر منقول واقع گردیده است.چه ممکن است پیش آید که شخصی در مورد مال غیرمنقول که مملوکش نیست،به عمل حقوقی دست زند واین عمل به نام او نیز ثبت شود و مالک آن مال غیر منقول هم به عمل حقوقی دیگری نسبت به آن مال دست زند و بدین ترتیب،دو عمل حقوق متفاوت در دو جای مختلف بر مال غیرمنقول واحدی انجام می شود که ذیل دو اسم جداگانه ثبت گردد[۱۵].بنابراین در نظام مزبور امکان تعارض اطلاعات وجود دارد وبه همین علت کاملا” قابل اتکا و اعتماد نیست.در واقع مندرجات پرونده امر و ثبت ملک به نام شخص معینی،به معنی بلامنازع بودن مطلق ملک نیست.بدین ترتیب،نظام شخصی به اهدافی که برای دسترسی به آن پدیده آمده است،نمی تواند دست یابد.علاوه بر این امر در نظام مزبور،حدودی را که مالک برای زمینی که به نام او ثبت شده اعلام می کند کاملا” دقیق نیست.البته این مشکل را با بهره گرفتن از لزوم ارائه نقشه های ثبتی به هنگام ثبت اسناد میتوان حل کرد.

گفتار سوم.ضعف در اثبات دلیلیت

اعمال حقوقی موضوع ثبت در این نظام،اصولا موضوع بررسی و بازبینی از حیث صحت و سقم قرار نمی گیرد و همان گونه که هست ثبت میگردد.در واقع سندی که برای ثبت ارائه می شود، بر اساس ارزش ظاهری آن پذیرفته می شود و تابع بررسی جزئیات اصلی به وسیله مامور ثبت نیست.از این رو،اگر معامله ثبت شده صحیح بوده باشد،صحیح خواهد بود و اگر بنا به سببی از اسباب بطلان،باطل باشد،به همان حال،معیوب باقی می ماند.زیرا ثبت،در این نظام،عقدی باطل را تصحیح نمی کند و عقدی صحیح را باطل نمی نماید.[۱۶]