عمل گزینش اشاره داردبه مجموعه فعالیتهای محدودی که برای انتخاب راه حلی از میان شقوق راه حلها صورت می گیرد بنابرین جزئی از عمل تصمیم گیری است . مشکل گشایی اشاره می کند به مجموعه وسیعی از فعالیتها یی که لازمه یافتن راه حل یا شیوه عمل واجرای آن برای اصلاح موقعیتی نامساعد است .
مشگل یابی اساس تصمیم گیری مو ثردر مدیریت است .
عمل تصمیم گیری در مدیریت ،تلاشی است منظم برای اتخاذ تصمیماتی مرتبط با هدف،تصمیم گیری به انتخاب آگاهانه یک راه حل یا شیوه عمل از میان شقوق راه حلها یا شیوه های عمل منتهی می شود .
اهمیت تصمیم گیری ،در تاثیر آن بر رفتار سازمانی است .بر اثر تصمیم ،خط مشی ها،جریان امور واقدامات آتی مشخص شده دستورات لازم صادر میگردند.اجرای تصمیم ،یعنی مرحله نهایی فراگرد مشکل گشایی جزو وظایف دیگر مدیریت است .
خلاقیت مدیران :
هر مدیری باید خلاقیت داشته باشد خلاقیت یعنی به کارگیری توانای های ذهنی برای ایجاد یک فکر یا مفهوم جدید . تداوم حیات سازمان ها به باسازی آنها بستگی دارد باسازی سازمان ها از طریق هماهنگ کردن اهداف با وضعیت روز و اصلاح و بهبود روش های حصول این اهداف انجام می شود .
چه کسی خلاقیت و نوآوری می کند ؟
هر انسان مدیر یا غیرمدیری از استعداد خلاقیت برخوردار است بنابرین نباید خلاقیت فقط در انحصار مدیران خاصی باشد زیراآنچه که محکمتر از وجود استعداد خلاقیت است جلوگیری از عوامل بازدارنده ظهور آن است که در صورت آزاد سازی ذهن از پیش فرض ها و الگو های زنجیرهای ذهنی در مدت کوتاهی توان خلاقیت و به کارگیری فکر های نو در عمل را می توان دو برابر افزایش داد.
مدیریت موفق و مؤثر :
مدیریت موفق و مؤثر عبارت است ؛ از کسب اهداف سازمانی یا چیزی بیش از آن . « ویلیام جمیز» با تحقیقی که درباره انگیزش انجام داد ، به این نتیجه رسید که کارکنان ساعتی ، تقریباً با میزان کاری در حدود۲۰الی ۳۰ درصد توانایی یشان می توانستند شغل خود را حفظ کنند و اخراج نشوند؛ این تحقیق همچنین نشان داد که اگر کارکنان، انگیزش بیشتری داشته باشند تفریباً با ۸۰ الی ۹۰ درصد توانای خود، کارمی کنند . مدیری که بتواند حداقل کار مورد قبول را با بهره گرفتن از امکانات مدیری مانند : توبیخ ، کسر حقوق و …. فراهم سازد ؛ مدیر موفق نامیده می شود ولی مدیر مؤثر کسی است که بتواند ۸۰الی ۹۰درصد توانای های افراد را به کار گیرد .
چگونه می توان مدیرموفق ومؤثری بود ؟
برای موفق و مؤثر بودن ، توانای های ذاتی و اکتسابی معینی لازم است . مدیر مؤثر نیاز به توانای های فنی ، انسانی ادراکی ، طراحی و حل مسائل دارد . یک مدیر موفق ، نگرش و انگیزه های معینی دارد. پاداش های سازمانی (اضافه حقوق ، ارتقاء و …) و جو سازمانی بر انگیزه و انگیزش وی اثر دارد . یکی دیگر از موفقیت ، رویدادهای پیش بینی نشده وامدادهای غیبی است ؛ زیرا همیشه توانای های افراد نیست که برای ایشان موفقیت می اورد . بررسی میزان موفقیت و مؤثر بودن هر مدیر بر اساس دیدگاه و معیارهای سازمانی صورت می گیرد .
برنامه ریزی :
هنگامی که آدمی در مسیر رشد عقلانی خود به ضرورت برنامه ریزی در زندگی خویش پی برد، آن را در نظام های اجتماعی به عنوان ابزاری در خدمت مدیریت و رهبری ، مورد توجه قرار داد و امروز می بینیم که ساختار وجودی سازمان ها پیچیده گشته اند ، که بدون برنامه ریزی های دقیق نمی توانند به حیات خود تداوم بخشند.
تعریف برنامه ریزی :
برای دست یافتن به هدف مورد نظر ، باید قبل از تلاش فیزیکی یا اقدام به انجام کار، تلاش ذهنی یا برنامه ریزی کافی صورت بگیرد. برنامه ریزی شالودۀ مدیریت را تشکیل می دهد .
فلسفۀ و ضرورت برنامه ریزی:
فلسفۀبرنامه ریزی به عنوان یک نگرش و راه زندگی که متضمن تعهد به عمل بر مبنای اندیشه ، تفکر و عزم راسخ به برنامه ریزی منظم و مداوم می باشد ، بخش انفلاک ناپذیر مدیریت است؛ فرد و سازمان برای رسیدن به اهداف خویش نیاز به برنامه ریزی دارند ، بنابراین ضرورت برنامه ریزی ، برای رسیدن به جز ئیترین اهداف یک واقعیت انکار ناپذیر است . نیاز به برنامه ریزی از این واقعیت نشأت گرفته است .« همۀ نهادها در محیطی متحول فعالیت می کنند.
تعیین اهداف وبرنامه ریزی:
برنامه ریزی عبارت است از فراگرد تعیین و تعریف اهداف سازمان و تدارک دقیق و پیشاپیش اقدامات ووسا یلی که تحقق اهداف را میسر می سازند .اقدامات ووسایل مورد نیاز عبارتند از پش بینی روشها ،زمان ،مکان ،منابع وافرا د به طور کلی بر نامه ریزی عملیات سازمانی را پیش نگری وبر اهداف سازمان متمر کز ساخته عمل نظارت وکنترل را تسهیل می کند .
فراگرد برنامه ریزی:
تعییین اهداف و اولویت آنها
(هدف گزاری goal setting ) بررسی وپیش بینی منابع و امکاناتی که به تحقق هدفها کمک می کند .
(پیش نگری forecasting) تشخیص فعالیتها واقداماتی که برای تحقق هدفها ضرورت دارند تبدیل امکانات به اقدامات عملی دقیق یا بود جه بندی تعیین خط مشی ها و روشها وملاک عمل .
سازماندهی :
انسان ذاتاً کنجکاو است با حواس پنجگانۀ خود به جستجو در دنیای اطرافش پرذاخته تلاش می کند تا مشاهداتش را در قالب های منسجم نظم بخشد . انسان امروزی نه تنها نیمی از روزش را به همکاری در تلاش های گروهی می گذراند بلکه نیم دیگر را به تماشای تلویزیون ، خواندن روزنامه و کتاب یا به مجامع عمومی برای سرگرمی سپری می کنند که همگی حاصل تلاش گروهی انسانها در واحدهای سازمانی است . نظریه پردازان سازمان از حوزه های گوناگون نظیر : مدیریت ، روانشناسی ، جامعه شناسی ، علوم سیاسی، اقتصاد، مردم شناسی، مهندسی ، مدیریت بیمارستانی و … پدید آمده اند و هر یک چیزی براین موضوع افزوده اند .
تعریف سازماندهی :
سازماندهی ، فرایندی است که طی آن تقسیم کار میان افراد وگروه های کاری و هماهنگی میان آنان ، به منظور کسب اهداف صورت می گیرد .
سازماندهی :
از طریق فرایند سازماندهی افراد به صورت گروهی در ساختار وروابط متشکلی قرار می گیرند تا با تواناییهای لازم و کافی کار موثری را برای رسیدن به هدفهای معین انجام می دهند .
در نتیجه سازماندهی ،از قابلیتها وتواناییهای افراد به طور مناسب وشایسته استفاده می شود.
فراگرد سازماندهی :پس از تعیین اهداف کار ،وتدویین اهداف فرعی ،خط مشی ها وبر نامه ها ،جریان سازماندهی طی مراحل زیر صورت می گیرد :
تشخیص فعالیتهای لازم برای رسیدن به اهداف واجرای خط مشی وبرنامه ها
گروه بندی فعالیتها با توجه به منابع انسانی و مادی موجود و تشخیص بهترین طریقه استفاده کردن از آنها .
دادن اختیار عمل وحق دستور دهی و تصمیم گیری برای انجام دادن کار به مسئول هر گروه.
ارتباط دادن واحد های گروه بندی شده به یکدیگر به صورت عمودی وافقی
اجرای مراحل فوق مبتنی بر اصول سنتی مدیریت است .اهم این اصول عبا رتند از :
تقسیم کار بر مبنای تخصص ،گروه بندی و ظایف ،حیطه نظارت ،وحدت فرمان وسلسله مراتب تمرکز وعدم تمرکز
انواع مختلف سازماندهی :
روش های بسیار متفاوتی برای دسته بندی سازمان ها هست ؛ سازمان رسمی و سازمان غیر رسمی سازمان رسمی وغیر رسمی :سازمان رسمی را مسؤلین به طور قانونی بنیانگذاری و تصویب می کنند و در آن تعداد مشاغل ، حدود وظایف و اختیارات و چگونگی انجام آن مشخص می شود . ساختارهای رسمی در واقع تخیلی هستند زیرا سازمان آن گونه که پیش بینی عمل نمی کند ؛ اما سازمان های غیررسمی بیانگر حالت واقعی است، یعنی چگونگی عمل سازمان را به طور واقعی نشان می دهد . بعد از انکه ساختار رسمی ایجاد می شود ، سازمان غیر به طور طبعیی در چارچوب آن پدیدار میگردد؛ سازمان غیر رسمی حاصل تعامل اجتماعی مداوم است و ساختار رسمی تعدیل ، تحکیم یا گسترش می دهد
تعریف سازمان رسمی :
در سازمان رسمی ، مدیر روابط سازمانی را به طور مکتوب و به کمک نمودار با دقت هر چه بیشتر برای کارکنان تشریح می کند . تغیرات بعدی در صورت لزوم می تواند به طور رسمی یا غیر رسمی انجام شود .
تعریف سازمان غیر رسمی :
دراین سازمان ، مدیر روابط سازمانی را به طور شفاهی برای کارکنان توضیح می دهد و این روابط را بر حسب نیاز تغییر می دهد .
برنامه ریزی فرایندی است که به موجب آن شما آینده خود را دائماً می سازید «روجرفریتز»
هدفها :
هدفها سه نقش مهم بر عهده دارند
هدفها معرف سازمان بوده ،موجودیت آن را در جامعه توجیه می کنند
هدفها زمینه هماهنگی فعالیتهای سازمان را فراهم کرده وظایف گوناگون را به هم مرتبط می سازند .
هدفها به عنوان ملاک ارزیابی قرار می گیرند .
نکات زیر در مورد هدف اهمیت دارند :
هدف نتیجه مطلوبی است که رفتار در جهت آن هدایت می شود.
عبارتها واضهاراتی که چیستی هدفها را بیان می کنند ،هدفهای لفظی نامیده می شوند .نتایجی که رفتار عملا در جهت آن هدایت می شوند هدفهای واقعی را تشکیل می دهند.
هدفهای سازمانی در معرض تغییر وتحول قرار می گیرند
ملاکهای تعیین هدف وتحقق آنهاتابع شرایط وضوابط زیر است:
هدفها باید سنجش پذیر باشند .
هدفها باید تحقق پذیر باشند
هدفها باید پذیرفتنی باشند
هدفها تاید همخوانی وتوافق داشته باشند .
بلاخره در تعیین هدفها باید به هزینه فرصت از دست رفته یا عدم النفع توجه داشت.
تقسیم بندی کار وگروه بندی وظایف :
مبانی تقسیم کار برای تشکیل واحدهای سازمانی عبارتند از :
تعداد افراد .
کارکردها (وظایف)
زمان
تولیدات یا خدمات .
ارباب رجوع.
موقعیت مکانی یا جغرافیایی.
فراگرد کار
نکته:در آموزش وپرورش مهمترین فراگرد ،فعالیت تدریس است که خود عمل تدریس هرگز مبنای عمل تقسیم صورت نمی گیرد
هماهنگی :تقسیم وظایف وتشکیل واحد های کار وفعالیت هماهنگی آنها را الزامی می سازد .
هماهنگی عبارت است از فراگرد ایجاد وحدت ویگانگی میان فعالیتهای واحدهای مختلف سازمان به نحوی که هدفهای سازمان به طور موثر تحقق یابند .
حیطه نظارت :
حیطه نظارت به زبان ساده اشاره می کند به تعداد زیر دستانی که مستقیماً زیر نظر یک مدیر انجام وظیفه می کنند و به او گزارش می دهند بنابرین حیطه نظارت اندازه ووسعت کار را مشخص می کند .تعیین وسعت یا اندازه مناسب حیطه نظارت به دو دلیل اهمیت دارند .اولاً،حیطه نظارت بر نحوه استفاده موثر سازمان از میدان و عملکرد موثر زیر دستان اثر می کند .
ثانیاً:میان حیطه نظارت و ساختار سازمان رابطه ای برقرار است .اندازه وحیطه نظارت ،ساختار سازمانی را به طور نسبی ((بلند ))یا ((مسطح ))می سازد ،تعداد سطوح مدیریت و سرپرستی را افزایش و کاهش می دهد .
عوامل تعیین حیطه نظارت :چون وسعت واندازه حیطه نظارت بر طرز کار سازمان موثر است ،از این رو انتخاب حیطه مناسب اهمیت خاصی در مدیریت وسازماندهی دارد .
عوامل زیر در تعیین حیطه نظارت موثر موثر دخالت می کنند .
مدت زمانی که صرف کار نظارت وسرپرستی می شود
قابلیت ذهنی وسازگاری مدیر .
پیچیدگی موقعیت یا کار .
سایر وظایف مدیر .
ثبات عملیات
شایستگی زیر دستان
حیطه نظارت مطلوبی که برای همه عزیزان ودر همه سازمانها قابل استفاده وکار برد باشد ،وجود ندارد .
همیشه عوامل متعددی ،با توجه به موقعیت ،عده مناسب افراد تحت نظارت و سرپرستی مدیران را مشخص می سازند .
وحدت فرمان :
وحدت فرمان (دستور ) یکی از اصول سنتی مدیریت است که به موجب آن هر زیر دست برای اجرای وظایف خود باید فقط از یک سرپرست مافوق دستور بگیرد ومستقیماًپاسخگوی او باشد .
وحدت فرمان با اصل دیگر مدیریت ،یعنی زنجیر فرمان یا سلسله مراتب بستگی دارد.
سلسله مراتب به یک سلسله از روابطی اشاره می کنر که از راس سازمان (مدیر سازمان )شروع ودر پایین به کارکنان عملیاتی ختم می شود .
سلسله مراتب یا زنجیر فرمان به صورت یک هرم تصور می شود .
سلسله مراتب :زنجیر فرمان یا سلسله مراتب یا مجرای رسمی سازمانی برای تعین اختیار ،مسئولیت وارتباطات است .
اصول وحدت فرمان وسلسله مراتب در زمانی که سازمانها نسبتاًساده وکوچک بودند کاربرد بیشتری داشتند.
سازمانهای پیچیده وبزرگ امروزی بر اثر تبعیت از این قبیل اصول سازماندهی دچار مشکلاتی می شوند .
اختیار :
مفهوم دیگری که در سازماندهی ومدیریت سازمان اهمیت فراوان دارد ،اختیار رسمی است که روابط سلسله مراتبی میان سطوح مدیریت و مراکز تصمیم گیری بر مبنای آن بوجود می آیند .
در واقع ،اختیار رسمی وقدرت ناشی از آن وسیله انجام دادن وظایف و مسئولیتها ، برای رسیدن به هدفهای سازمانی است .
رهبری :
پس از برنامه ریزی وسازماندهی ،گام بعدی ،فراهم کردن مشکلاتی است که اعضای سازمان را در جهت اهداف آن به حرکت و فعالیت در آورده .
این کار کرد یا وظیفه با اصطلاحات گوناگون توصیف شده است :فرماندهی ،هدایت ، انگیزش و رهبری .
هدف از رهبری و فرماندهی ،راهنمایی زیر دستان در جهت بهتر فهمیدن هدفهای سازمان وبر انگیختن آنان به کار وفعالیت موثر است .
پیچیدگی فراگرد مدیریت وقتی بر مدیر آشکار می شود که عملاًبه وظیفه رهبری می پردازد .در این کار او در درجه اول با افراد انسان سرو کار دارد .
رهبری در مدیریت :منظور از رهبری در مدیریت ،فراگرد اثر گذاری و نفوذ در رفتار اعضای سازمان برای یاری وهدایت آنها در ایفای وظایف سازمانی است .
رهبری در سازمانها سه ویژگی دارد :
اولاًرهبری مستلزم وجود افرادی است که به عنوان زیر دستان یا پیروان ،دستورات رهبر را با میل واراده بپذیرند
ثانیاً:در جریان رهبری ،توزیع قدرت میان رهبر وزیر دستان نا برابر است .
ثالثاً :رهبر علاوه بر اینکه به طور مشروع (قانونی ) قادر به هدایت زیر دستان است همچنین می توانند اعمال نفوذ کند و بر رفتار زیر دستان اثر بگذارد
فرنچ وریون (۱۹۵۹) قدرت مدیران را نیشی از منابع پنج گانه زیر میدانند که در هر سطحی از سلسله مراتب سازمان ممکن است مورد استفاده قرار گیرند:
قدرت ناشی از پاداش
قدرت ناشی از اجبار
قدرت ناشی از قانون (مقام )
قدرت ناشی از تخصص
قدرت ناشی از شخصیت
هر یک از پنج متنای قدرت ،بالقوه ،در مقام یا سمت مدیران وجود دارند .میزان معینی قدرت قانونی همیشه ملازم با مقام مدیر است .قدرت قانونی به این دلیل اهمیت دارد که به روابط سلسله مراتبی شکل می دهد و زمینه استفاده از سایر انواع قدرت را در چهار چوب این روابط فراهم می سازد .
بلاخره در خاتمه بحث رهبری ،به وظیفه بسیار مهم و حساس مدیران و سرپرستان در زمینه ایجاد انگیزه کار وفعالیت اشاره می کنیم .
انگیزه ،در حالت یا وضعی روانی است که رفتار را در جهت هدف یا هدفهایی نیرو می دهد ،فعال می سازد وهدایت می کند .
چون گاهی انگیزه را با هدف اشتباه میکنند ،لذا تشخیص آنها از یکدیگر ضرورت دارد.
هدفها بیرون از افراد قرار داردند و به عنوان نتایج مطلوب و مورد انتظار ،افراد را بر انگیخته و به سوی خود جلب می کنند .وظایف سازمانی هر اندازه که دقیق وحساب شده باشند تا زمانی که کار کنان انگیزه کار وفعالیت نداشته باشند ،به طور موثر به مرحله عمل در نخواهد آمد .
انگیزه یا محرک کار کنان ممکن است کاملاًدرونی باشد ولی غالباًلازم است که مدیر از محرکات بیرونی برای انگیزش آنها استفاده کند .
نظارت وکنترل :
وظیفه قابل بحث دیگر در مدیریت کنترل است که به موجب آن معلوم می شود اقدامات وفعالیتهای سازمان تا چه اندازه در جهت هدفها ،و مطابق با موازین پیش بینی شده است .
فراگرد کنترل میزان پیشرفت در جهت هدفها را اندازه گیری می کند و مدیران را قادر می کند که انحراف از برنامه را به موقع تشخیص دهند و اقدامات اصلاحی لازم را به عمل آورند .
کنترل غالباً فراگردی تلقی میشود که شامل چهار مرحله است :
مرحله اول، تعیین ملاکها وروشهای سنجش عملکرد ها است که شامل همه جوانب کار وفعالیتهای سازمان می شود .
برای اینکه ملاکها موثر باشند ،باید اولاً دقیق ،ثانیاًمورد قبول اعضای سازمان ثالثاً ، دارای روش های اندازه گیری درست ومتناسب باشند .
مرحله دوم ،مستلزم نظارت عملکردها و سنجش و اندازه گیری آنهاست.
مر حله سوم ،بازنگری و مقایسه نتایج حاصله از سنجش عملکرد ها با ملاکها و هدفهای تعین شده است : اگر تفاوتها وانحرافاتی مشاهده شود ،در مرحله چهارم ،اقداماتی برای تصحیح عملکرد ها صورت می گیرد .
غالباًعمل تصحیح مستلزم تلاشهایی در جهت هدایت رفتار ها وبالا بردن میزان عملکرد تا سطح مطلوب است فراگرد های کنترل سازمانی را می توان تحت سه عنوان کلی طبقه بندی کرد :
کنترل پیشگیر یا مقدماتی
کنترل همگام عملیات
